TANMER GROUP DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA
İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
Tanmer Group Dış Ticaret Limited Şirketi (“Tanmer Group” veya “Şirket”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesine ve korunmasına önem vermektedir. İşbu Aydınlatma Metni; müşterilerimizin, müşteri adaylarının, tedarikçi/taşıyıcı/acente/iş ortağı yetkililerinin ve çalışanlarının, gönderici ve alıcıların, sürücülerin, hizmet sağlayıcıların ve faaliyetlerimiz kapsamında iletişim kurduğumuz diğer gerçek kişilerin bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
A. İşlenen Kişisel Veriler
- Kimlik: ad-soyad, imza; süreç gerektiriyorsa kimlik/pasaport/sürücü belgesi bilgileri.
- İletişim: telefon, e-posta, iş adresi, teslim/alım adresi.
- Mesleki/iş bilgisi: çalışılan şirket, unvan, görev ve yetki bilgileri.
- Müşteri işlem ve lojistik verileri: teklif, sözleşme, rezervasyon/booking, konşimento, CMR, AWB, konteyner/gemi/araç bilgileri, sevkiyat referansları ve operasyon yazışmaları.
- Finans verileri: fatura, banka/ödeme ve cari hesapla bağlantılı bilgiler.
- Hukuki işlem verileri: ihtar, uyuşmazlık, hasar/claim, dava/icra ve hukuki yazışmalar.
- İşlem güvenliği verileri: internet sitesi ve kurumsal sistemler kapsamında IP/log ve erişim kayıtları – işlendiği ölçüde.
B. İşleme Amaçları
- Teklif ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi.
- Denizyolu, karayolu, havayolu, intermodal ve diğer lojistik/forwarder operasyonlarının planlanması ve ifası.
- Rezervasyon, booking, konşimento ve diğer taşıma/teslim evraklarının hazırlanması ve ilgili taraflarla paylaşılması.
- Gönderici, alıcı, acente, taşıyıcı, hat, terminal, depo, sigorta ve diğer operasyon taraflarıyla koordinasyon.
- Faturalama, ödeme, tahsilat, muhasebe, vergi ve denetim süreçlerinin yürütülmesi.
- Müşteri ilişkileri, talep/şikâyet ve hizmet kalitesi süreçlerinin yürütülmesi.
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi; hakların tesisi, kullanılması ve korunması.
- Bilgi güvenliği ve iş sürekliliğinin sağlanması.
- Açık rıza veya uygun başka bir hukuki sebep bulunması halinde pazarlama/tanıtım faaliyetleri.
C. Hukuki Sebepler ve Toplama Yöntemi
Kişisel veriler; sözleşmeler, teklifler, taşıma belgeleri, e-posta ve telefon görüşmeleri, fiziki evrak, internet sitesi iletişim formları, taşıyıcı/acente portalları ve iş ortakları üzerinden otomatik veya veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir. Veriler, KVKK m.5 kapsamında özellikle sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olma, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Açık rıza yalnızca Kanunda öngörülen diğer işleme şartlarının bulunmadığı ve rızaya dayanmanın uygun olduğu hallerde kullanılır.
Kişisel verilerin doğrudan ilgili kişiden elde edilmediği hallerde, aydınlatma; verinin elde edilmesinden itibaren makul süre içinde, veri iletişim amacıyla kullanılacaksa ilk iletişim anında veya veri aktarılacaksa en geç ilk aktarım sırasında yerine getirilir.
D. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veriler, yukarıdaki amaçlar ve hukuki sebeplerle sınırlı olarak; müşteri/gönderici/alıcı taraflara, taşıyıcı ve acentelere, armatör ve havayolu/karayolu taşıyıcılarına, liman/terminal/depo işletmelerine, sigorta şirketlerine, bankalara, muhasebe/mali müşavir, hukuk ve IT hizmet sağlayıcılarına ve yetkili kamu kurumlarına aktarılabilir.
Uluslararası lojistik süreçlerinde, kişisel verilerin yurt dışındaki acente, taşıyıcı, hat, liman/terminal, gönderici/alıcı, hizmet sağlayıcı ve gerekli hallerde yurt dışındaki ofis/iş yapılanmalarına aktarılması söz konusu olabilir. Bu aktarımlar KVKK m.9’daki yeterlilik kararı, uygun güvence (örneğin standart sözleşme) veya Kanunda öngörülen diğer hukuka uygun aktarım mekanizmaları çerçevesinde gerçekleştirilir.
E. İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru
KVKK m.11 uyarınca kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde/yurt dışında aktarılan üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK m.7 şartları çerçevesinde silinmesini/yok edilmesini isteme, düzeltme ve silme işlemlerinin aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Başvurularınızı ıslak imzalı dilekçeyle Şirket adresine veya Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen diğer yöntemlerle iletebilirsiniz. Daha önce Şirketimize bildirilmiş ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden yapılacak başvurular info@tanmergroup.com adresine gönderilebilir. Başvurular talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.