KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
1. AMAÇ
Tanmer Group, kişisel verilerin korunmasını temel hak ve özgürlüklerin korunmasının bir unsuru olarak kabul eder. İşbu Politikanın amacı, Tanmer Group tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı KVKK, ilgili ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına uygun şekilde gerçekleştirilmesi; kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesinin ve erişiminin önlenmesi ile verilerin güvenli şekilde muhafazasına ilişkin temel ilke, görev ve sorumlulukların belirlenmesidir.
2. KAPSAM
Politika; çalışanlar, çalışan adayları, müşteriler ve müşteri adayları, müşteri/tedarikçi/acente/taşıyıcı/alt yüklenici yetkilileri ve çalışanları, gönderici ve alıcılar, sürücüler, ziyaretçiler, internet sitesi kullanıcıları ile Tanmer Group’un faaliyetleri kapsamında kişisel verisi işlenen diğer gerçek kişilere ilişkin tüm kişisel veri işleme faaliyetlerine uygulanır.
3. TANIMLAR
| Terim | Tanım |
|---|---|
| Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
| İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
| Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din/mezhep/diğer inanç, kılık-kıyafet, dernek/vakıf/sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri, biyometrik ve genetik veriler. |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen ve veri kayıt sisteminin kurulması/yönetiminden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. |
| İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
| Yurt Dışı Aktarım | Kişisel verilerin Türkiye dışındaki bir veri alıcısına erişilebilir hale getirilmesi veya iletilmesi. |
4. TEMEL İLKELER
Tanmer Group, kişisel verileri işlerken KVKK m.4 uyarınca aşağıdaki ilkelere uyar:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
5. İŞLENEN VERİ KATEGORİLERİ
| Veri Kategorisi | Tanmer Group Bakımından Örnekler |
|---|---|
| Kimlik | Ad-soyad, imza, gerektiğinde T.C. kimlik/pasaport bilgisi, sürücü belgesi bilgisi. |
| İletişim | Telefon, e-posta, iş adresi, teslim/alım adresi. |
| Mesleki/İş Bilgisi | Çalışılan şirket, unvan, görev, departman, yetki bilgisi. |
| Müşteri İşlem / Lojistik | Teklif, sözleşme, rezervasyon/booking, konşimento, CMR, AWB, taşıma talimatı, konteyner/gemi/araç bilgisi, sevkiyat referansları ve gerçek kişiyle ilişkilendirilebilir operasyon kayıtları. |
| Finans | Fatura, banka/ödeme bilgileri, cari hesap ve tahsilat kayıtları. |
| Hukuki İşlem | İhtar, uyuşmazlık, dava/icra, sigorta ve hasar/claim dosyaları. |
| İşlem Güvenliği | Kurumsal sistem girişleri, IP/log kayıtları, erişim ve güvenlik kayıtları - kullanıldığı ölçüde. |
| Özlük | İş sözleşmesi, bordro, izin, SGK ve özlük dosyası verileri. |
| Özel Nitelikli | Çalışan sağlık ve iş sağlığı-güvenliği verileri; hukuken gerekli olduğu ölçüde ceza mahkûmiyeti/güvenlik tedbiri bilgileri. Biyometrik veri işleme varsayılan süreç değildir. |
6. KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI
- Teklif, satış, müşteri ilişkileri, sözleşme kurulması ve sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
- Denizyolu, karayolu, havayolu, intermodal ve sair lojistik/forwarder operasyonlarının planlanması ve icrası.
- Booking, konteyner/gemi/araç tahsisi, konşimento ve diğer taşıma evraklarının hazırlanması, doğrulanması ve iletilmesi.
- Gönderici, alıcı, taşıyıcı, acente, hat, terminal, liman, depo, sigorta ve gerekli diğer operasyon taraflarıyla koordinasyon.
- İthalat/ihracat ve ilgili belge süreçlerinin yürütülmesi; yetkili kamu kurumlarıyla zorunlu bilgi paylaşımı.
- Muhasebe, faturalama, tahsilat, ödeme, finans, denetim ve vergi süreçlerinin yürütülmesi.
- Hukuki uyuşmazlıkların önlenmesi, hakların tesisi, kullanılması veya korunması ve delillerin muhafazası.
- İnsan kaynakları, bordro, SGK, iş sağlığı ve güvenliği, performans, seyahat ve personel idaresi süreçlerinin yürütülmesi.
- Bilgi güvenliği, iş sürekliliği, erişim yetkilendirmesi, yedekleme ve siber güvenlik süreçlerinin yürütülmesi.
- İnternet sitesi iletişim/teklif taleplerinin alınması ve cevaplanması.
- Müşteri memnuniyeti, hizmet kalitesi ve kurumsal iletişim süreçlerinin yürütülmesi.
- Açık rıza veya diğer uygun hukuki sebep bulunması halinde pazarlama ve tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi.
7. İŞLEME ŞARTLARI VE HUKUKİ SEBEPLER
Kişisel veriler, somut veri işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK m.5’te yer alan şartlardan bir veya birkaçına dayanılarak işlenir. Özellikle Tanmer Group faaliyetlerinde aşağıdaki hukuki sebepler öne çıkar:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait verilerin işlenmesinin gerekli olması.
- Tanmer Group’un hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Tanmer Group’un meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
- Yukarıdaki şartların bulunmadığı ve açık rızanın hukuken uygun dayanak olduğu sınırlı hallerde ilgili kişinin açık rızası.
8. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi kural olarak yasaktır. Ancak KVKK m.6/3’te sayılan hallerden birinin bulunması halinde ve Kurulca belirlenen yeterli önlemler alınmak kaydıyla işleme yapılabilir. Tanmer Group bakımından özellikle çalışan sağlık/iş sağlığı-güvenliği verileri, işverenin istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için zorunlu olduğu ölçüde işlenebilir. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olan özel nitelikli veri işlemleri de ilgili şart kapsamında yürütülebilir.
Özel nitelikli veriler yalnızca erişmesi gereken kişilerce erişilebilir olmalı; e-posta ile iletimde kurumsal hesap, şifreleme veya güvenli aktarım yöntemi tercih edilmeli; fiziksel belgeler kilitli alanlarda saklanmalı ve erişim kayıtları mümkün olduğu ölçüde tutulmalıdır.
9. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ
Kişisel veriler; sözleşme, teklif, taşıma/rezervasyon formları, e-posta, telefon, internet sitesi iletişim formu, fiziki evrak, taşıyıcı/acente portalları, muhasebe ve kurumsal yazılımlar, yetkili kamu sistemleri ve şirketin faaliyetleri çerçevesinde kullanılan diğer otomatik veya otomatik olmayan kayıt ortamları üzerinden elde edilebilir.
Verilerin ilgili kişiden değil; müşterinin işvereninden, göndericiden, alıcıdan, acenteden, taşıyıcıdan veya başka bir iş ortağından elde edilmesi halinde, Aydınlatma Tebliği’nde öngörülen süre ve usullere göre ilgili kişiye aydınlatma yapılır.
10. YURT İÇİ AKTARIM
Kişisel veriler, veri işleme amacı ve hukuki sebep ile sınırlı olarak; müşterilere, gönderici/alıcı taraflara, taşıyıcı ve acentelere, armatör/havayolu/karayolu taşıyıcılarına, liman/terminal/depo işletmelerine, sigorta şirketlerine, bankalara, mali müşavir ve muhasebe hizmet sağlayıcılarına, OSGB/işyeri hekimine, hukuk müşavirlerine, IT ve barındırma hizmet sağlayıcılarına, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve kanunen yetkili diğer alıcılara aktarılabilir.
11. YURT DIŞINA AKTARIM
Tanmer Group’un uluslararası lojistik faaliyetleri gereği kişisel verilerin yurt dışındaki alıcılara aktarılması söz konusu olabilir. Bu aktarımlarda, öncelikle KVKK m.5 veya m.6 kapsamında bir işleme şartının bulunması aranır. Ardından KVKK m.9 uyarınca; aktarım yapılacak ülke/sektör/uluslararası kuruluş hakkında yeterlilik kararı bulunması, uygun güvencelerden birinin sağlanması veya yalnızca düzenli olmayan arızi aktarımlar bakımından Kanunda sayılan istisnalardan birinin uygulanması değerlendirilir.
Uygun güvence yöntemi olarak standart sözleşme kullanılması halinde, aktarım tipine uygun Kurul metni değiştirilmeksizin imzalanır ve imzaların tamamlanmasından itibaren beş iş günü içinde Kuruma bildirilir. Yurt dışına düzenli veri aktarımı için genel/blanket açık rıza varsayılan çözüm olarak kullanılmaz.
12. VERİ GÜVENLİĞİ
Tanmer Group, KVKK m.12 çerçevesinde risk ve veri hacmiyle orantılı teknik ve idari tedbirleri uygular. Asgari güvenlik çerçevesi aşağıdaki hususları içerir:
- Kullanıcı hesaplarının kişiye özel tutulması, güçlü parola ve mümkün olan sistemlerde çok faktörlü kimlik doğrulama.
- Erişim yetkilerinin görevle sınırlı tutulması ve işten ayrılma/görev değişikliğinde derhal güncellenmesi.
- Kurumsal cihazlarda güncel işletim sistemi, antivirüs/EDR, güvenlik duvarı ve otomatik güncellemeler.
- E-posta oltalama ve yanlış alıcı risklerine karşı çalışan farkındalığı; hassas dosyalarda şifreli/güvenli aktarım.
- Düzenli yedekleme ve geri yükleme testleri.
- Tedarikçi ve veri işleyen sözleşmelerinde gizlilik, güvenlik, ihlal bildirimi ve alt veri işleyen hükümleri.
- Fiziksel evrakların erişimi sınırlı alanlarda saklanması ve gereksiz kopyaların azaltılması.
- Özel nitelikli kişisel veriler için ek erişim kısıtları ve güvenli aktarım tedbirleri.
- Veri ihlali halinde Bölüm 10’daki müdahale prosedürünün uygulanması.
13. SAKLAMA VE İMHA
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır; işleme şartlarının tamamı ortadan kalktığında Bölüm 2’deki Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
14. İLGİLİ KİŞİ HAKLARI VE BAŞVURU
İlgili kişiler KVKK m.11 kapsamındaki haklarını Tanmer Group’a yöneltebilir. Başvurular Bölüm 7’deki Başvuru Prosedürü uyarınca en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
15. YÜRÜRLÜK VE GÜNCELLEME
Bu Politika, Şirket yönetiminin onayı ile yürürlüğe girer. Mevzuat, Kurul kararları, iş süreçleri veya bilgi teknolojilerindeki değişiklikler nedeniyle gerektiğinde ve en az yılda bir kez gözden geçirilir.